Lesedauer: 1 Minute

Zwölf Tipps für die Entwicklung Ihres Wissensmanagements:

Wissen ist ein unverzichtbarer Produktionsfaktor. Viele Unternehmen erkennen das, wissen aber nicht, wie sie ihr Wissen nutzbringend organisieren, aufbereiten und teilen können. Katharina Kirchner studierte an der Hochschule München Technische Redaktion und Kommunikation. In ihrer Bachelorarbeit befasste sie sich mit dem Thema „Wissensmanagement in Dienstleistungsunternehmen“. Zusammen mit CARSTENS + PARTNER, einem Dienstleistungsunternehmen für technische Dokmentation, analysierte sie die Strukturen und Prozesse vor Ort und erarbeitete Maßnahmen zu ihrer Verbesserung.

Für Techtalkers fasst sie die wichtigsten Ergebnisse Ihrer Arbeit zusammen.

1. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Für ein funktionierendes Wissensmanagement brauchen Sie Ihre Mitarbeiter. Beteiligen Sie sie an seiner Entwicklung. Fragen Sie, was Ihre Kollegen brauchen – nur so können Sie Maßnahmen entwickeln, die wirklich passen.

2. Stellen Sie Wissensziele auf

Formulieren Sie zu Beginn des Prozesses klare Ziele. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Wissensmanagement eine Richtung. Gehen Sie dabei von den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter aus – denn sie wissen am besten, was sie brauchen.

3. Überprüfen und bewerten Sie Ihre Wissensziele

Wissensziele sollten regelmäßig überprüft und evaluiert werden. Damit stellen Sie sicher, dass Sie sich bei der Entwicklung des Wissensmanagements auf dem richtigen Weg befinden. Gleichzeitig verhindern Sie, dass Sie sich verzetteln oder Maßnahmen umsetzen, die zwar vielversprechend aussehen, aber keinem der Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter entsprechen.

4. Seien Sie ehrlich zu sich selbst

Vor der Einführung eines Wissensmanagements ist es wichtig, Ihren aktuellen Stand ehrlich einzuschätzen. Dazu eignet sich zum Beispiel die Wissenstreppe nach North. Zuerst bestimmen Sie den aktuellen Stand, dann verbessern Sie Stufe für Stufe Ihr Wissensmanagement.

Wissensmanagement – Wissenstreppe nach North (2016)

5. Schaffen Sie Ordnung

Strukturieren Sie Ihre Ordner und Verzeichnisse nach einem einheitlichen System. Das ist ein einfacher und effektiver Weg Wissen zu organisieren: Ihre Kollegen finden Inhalte einfach und schnell – und das erspart viel Zeit beim Suchen.

6. Benennen Sie Dateien und Ordner mit System

Zusätzlich zu einer einheitlichen Ablagestruktur der Ordner sollten Sie auch Dateien nach einem einheitlichen System benennen. Halten Sie die Regeln für die Benennung schriftlich fest, auch dann, wenn Sie selbst sie für „selbsterklärend“ halten.

7. Betrachten Sie Ihr Wissensmanagement als Unternehmensaufgabe

Natürlich gibt es für Wissensmanagement externe Lösungen. Doch wenn Sie selbst das Wissen Ihres Unternehmens als Gemeinschaftsaufgabe betrachten, steigt die Chance, dass Ihre Mitarbeiter das auch so sehen. Darüber hinaus wird das Wissensmanagement so besser an die Bedürfnisse der Firma angepasst.

8. Pflegen Sie Ihre Fehlerkultur und geben Sie die Freiheit, Wissen anzuwenden

Wer Neues versucht, läuft Gefahr, auch Fehler zu machen. Darum bedarf es einer offenen Fehlerkultur, damit die Mitarbeiter neues Wissen auch anwenden. Suchen Sie nicht nach „Schuldigen“, sondern nach Ursachen. Sie zeigen Ihnen, wo Neues gelernt werden kann.

9. Seien Sie Vorbild

Auch im Bereich Wissensmanagement haben Führungskräfte eine Vorbildfunktion: Wenn Sie Ihre Wissensmanagement-Tools nicht nutzen und sich nicht an die aufgestellten Regel und Vereinbarungen halten, warum sollten es andere tun?

10. Kümmern Sie sich um die Usability Ihrer Wissensmanagement-Werkzeuge

Wissensmanagement bedeutet oft Mehraufwand für die Mitarbeiter. Deshalb muss die Anwenderfreundlichkeit in allen Werkzeugen und in jeder Software des Wissensmanagements besonders hoch sein. Das macht die Arbeit für alle Mitarbeiter leichter und passt besser in den Arbeitsalltag.

11. Befassen Sie sich mit Wechseln im Team

Trotz aller Tools: Die wichtigsten Träger von Wissen sind Ihre Mitarbeiter. Verlässt einer der Kollegen das Unternehmen, geht mit ihm möglicherweise auch wichtiges Know-how. Wird der Prozess des Ausscheidens rechtzeitig durch entsprechende Maßnahmen begleitet, kann das Wissen im Unternehmen gehalten werden. Etablieren Sie ein Mentoring-Programm oder nutzen Sie erprobte Techniken wie die Storytelling-Methode.

12. Entwickeln Sie aus Wissen Kompetenzen

Wissen haben ist gut – Wissen anwenden ist besser. Langfristig ist es empfehlenswert, das Unternehmen hin zu einem kompetenzorientierten Wissensmanagement zu führen. Welche Fähigkeiten benötigen Sie im Unternehmen? Welche wünschen Sie sich? Und welche bringen Ihre Mitarbeiter schon mit? Gehen Sie von dem aus, was schon da ist. Zusammen mit einer soliden Wissensbasis sind das gute Voraussetzung für eine kompetenzorientierte Wissens- und Lernkultur.

Viel Erfolg!